Checklist werken in Duitsland

Werken in Duitsland: voorkom boetes en stillegging met de juiste voorbereiding

Als Nederlands bedrijf dat in Duitsland werkt, krijg je te maken met een reeks administratieve verplichtingen. Dit kan complex lijken, maar met de juiste hulp is het goed te regelen. Stichting Nedubex helpt je om zonder problemen in Duitsland te werken. Hieronder zetten we de belangrijkste verplichtingen op een rij en geven we waardevolle tips om tijd en geld te besparen. Met de software Duitslanddossier regel je alles eenvoudig en digitaal.

💡 Wist je dat je met onze software Duitslanddossier tot 70% minder tijd kwijt bent aan administratie?

Checklist

1. A1-verklaring aanvragen voor werken in Duitsland

Je werknemers moeten sociaal verzekerd blijven in Nederland. Dit voorkom je met een A1-verklaring. Zonder deze verklaring kunnen Duitse instanties eisen dat je sociale lasten in Duitsland afdraagt, wat extra kosten en problemen oplevert. Tip: Vraag de A1-verklaring ruim op tijd aan, vooral voor directeurs/eigenaren, omdat dit langer kan duren.

2. Inschrijving beroepsvergunning Duitsland: voorkom stillegging van je werk

Voor beroepen zoals timmerman, installateur of staalbouwer is een inschrijving bij de beroepsvergunning verplicht. Zonder deze inschrijving kan je werk als illegaal worden beschouwd en stilgelegd worden. Tip: Begin hier minimaal acht weken van tevoren mee, want de aanvraag kan langer duren dan verwacht.

3. Vrijstellingsverklaring belasting Duitsland: voorkom inhoudingen op je facturen

Duitse opdrachtgevers zijn verplicht om 15% van je factuur in te houden als voorheffing op de belasting. Met een vrijstellingsverklaring voorkom je dit en zorg je dat je het volledige factuurbedrag ontvangt. Tip: Dit proces kan enkele weken duren. Vraag de verklaring direct aan zodra je een opdracht binnenhaalt.

4. Aanmelding werknemers in Duitsland: meld je personeel correct aan

Alle werknemers moeten vooraf worden aangemeld bij het meldpunt voor buitenlandse arbeidskrachten in Duitsland. Dit is verplicht en voorkomt boetes. Hierin geef je aan wie er werkt en tegen welk loon, zodat Duitsland kan controleren of het minimumloon wordt betaald. Tip: Gebruik Duitslanddossier om alle aanmeldingen en bevestigingen centraal te beheren en te automatiseren: Geen fouten meer bij aanmeldingen – Duitslanddossier zorgt voor een foutloze verwerking.

5. Werken met zzp’ers en onderaannemers in Duitsland: pas op voor strenge regels

Duitsland kent strenge regels voor het inzetten van zzp’ers. Ze moeten aantonen dat ze echt zelfstandig werken, anders loop je risico op forse boetes. Werk je met onderaannemers? Zorg dat zij ook correct zijn aangemeld en voldoen aan de regelgeving. Tip: Overweeg om zzp’ers tijdelijk in loondienst te nemen. Dit voorkomt discussies over schijnzelfstandigheid.

6. Werken met Uitzendkrachten in Duitsland: Dat kan meestal niet (!)

6. Dossierplicht in Duitsland: zorg dat je alle documenten op orde hebt

Bij een controle moet je direct de juiste documenten kunnen tonen, zoals de A1-verklaring, vrijstellingsverklaring en aanmelding van personeel. Dit kan digitaal via een centrale administratie. Zonder deze documenten riskeer je hoge boetes of stillegging van je werk. Tip: Gebruik Duitslanddossier om alle documenten overzichtelijk op één plek te bewaren en snel beschikbaar te hebben bij controles. Duitslanddossier biedt een automatische checklist, zodat je altijd voorbereid bent op controles.

Arbeidscontracten en documenten in Duitsland: zijn jouw contracten rechtsgeldig?

Zorg ervoor dat je contracten voldoen aan de Duitse regelgeving. Soms moeten deze in het Duits beschikbaar zijn en moet je kunnen aantonen dat je werknemers alle verplichte documenten hebben ontvangen. Tip: Laat je contracten vooraf controleren door een Nederlands-Duitse jurist, zoals Nicki Welchering van Alpmann Froehlich , zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

8. Werktijden en minimumloon in Duitsland: voldoe aan de cao’s

Duitsland heeft strikte regels voor werktijden en rustperiodes. Werknemers mogen niet onbeperkt overwerken en hebben recht op vastgelegde rusttijden. Het minimumloon is verplicht en verschilt per sector. Tip: Houd een werkrooster bij en zorg dat overuren correct worden geadministreerd.

9. Wat als je de regels in Duitsland niet naleeft?

Boetes kunnen oplopen tot tienduizenden euro’s en je werk kan worden stilgelegd. De Duitse overheid controleert streng op naleving, dus zorg dat je alles op orde hebt. Tip: Gebruik Duitslanddossier voor een jaarlijkse check-up van je procedures, zodat je altijd voldoet aan de nieuwste regelgeving.

Bespaar tijd en risico’s met Stichting Nedubex

Het regelen van deze verplichtingen hoeft geen gedoe te zijn. Stichting Nedubex biedt kant-en-klare oplossingen en ondersteuning, en met Duitslanddossier regel je alles eenvoudig en digitaal. Zo kun jij je focussen op je werk, terwijl wij de administratie uit handen nemen.

Ervaar zelf het gemak! Vraag vandaag nog een gratis demo van Duitslanddossier aan bij Stichting Nedubex

“Sinds we met Duitslanddossier werken, hebben we volledige controle over onze administratie en besparen we enorm veel tijd.”

Neem contact met ons op via www.nedubex.nl of bel ons direct!**